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Guide d’utilisation

Vos premiers pas sur RDVCity

Un parcours simple pour passer d’un compte neuf à un premier rendez-vous correctement suivi.

Avant de commencer

RDVCity est conçu pour garder le fil d’une relation client : un contact entre dans votre CRM, vous planifiez une action ou un rendez-vous, vous réalisez la visite, puis vous conservez le compte-rendu, les documents et la prochaine étape.

Conseil : commencez avec un contact de test qui vous appartient. Cela permet de vérifier l’agenda, les emails et les SMS sans solliciter un vrai client.

1. Créer votre compte

Ouvrez la page d’inscription

Depuis rdvcity.fr, choisissez l’inscription et renseignez l’adresse email qui servira à votre compte.

Validez votre adresse email

Utilisez le lien reçu par email pour confirmer votre accès, puis connectez-vous à l’application.

Créez ou rejoignez votre société

Le compte est rattaché à une société. Si vous êtes invité dans une équipe existante, utilisez l’invitation reçue plutôt que de créer un second espace.

Équipe : si vous avez reçu une invitation, vérifiez l’adresse email connectée avant de l’accepter. Cela évite de rattacher le mauvais compte.

2. Configurer les réglages de base

Ouvrez Réglages. Ne cherchez pas à tout paramétrer d’un coup : commencez par les éléments qui influencent directement vos rendez-vous.

  • Nom et informations de votre société.
  • Types de rendez-vous ou prestations que vous utilisez réellement.
  • Durées habituelles des rendez-vous.
  • Paramètres de réservation publique, si vous souhaitez recevoir des réservations en ligne.
  • Configuration email et SMS si votre offre et votre fournisseur sont activés.
  • Connexion Google Agenda ou Microsoft Outlook si vous souhaitez synchroniser un calendrier externe.

Dans une équipe, le propriétaire ou les administrateurs peuvent disposer de réglages supplémentaires liés aux membres, aux rôles et aux automatismes.

3. Créer votre premier contact

Ouvrez Contacts

Depuis la navigation principale, entrez dans la liste des contacts puis choisissez l’action de création.

Renseignez l’essentiel

Nom, prénom, téléphone, email et adresse sont les données les plus utiles pour la suite. Ajoutez la source ou les informations commerciales si elles sont pertinentes.

Définissez la prochaine étape

Si le contact doit être rappelé, créez immédiatement une action ou une relance plutôt que de compter sur votre mémoire.

Import : si vous avez déjà un fichier de prospects, utilisez l’import de contacts pour éviter la ressaisie. Vérifiez les colonnes téléphone/email avant de lancer un gros import.

4. Créer votre premier rendez-vous

Depuis l’agenda ou la fiche contact

Créez un rendez-vous et associez-le au bon contact. Dans une équipe, vérifiez aussi l’intervenant assigné.

Choisissez date, heure et durée

Utilisez un créneau réellement disponible. Ajoutez l’adresse ou le lieu utile au déplacement.

Ajoutez le contexte

Type de rendez-vous, motif, notes utiles et documents éventuels permettront de préparer la visite sans rechercher l’information ailleurs.

Enregistrez

Le rendez-vous doit apparaître immédiatement dans l’agenda RDVCity. Si un calendrier externe est connecté, laissez la synchronisation s’exécuter avant de conclure à une erreur.

5. Vérifier l’agenda

L’agenda vous permet de retrouver vos rendez-vous selon différentes vues et d’ouvrir la fiche d’un rendez-vous pour travailler dessus. Selon votre offre et vos droits, vous pouvez aussi consulter une vue d’équipe et rechercher un créneau pour un ou plusieurs intervenants.

  • Jour : idéal pour le terrain et la préparation de la journée.
  • Semaine : pratique pour voir les trous et répartir les rendez-vous.
  • Mois : utile pour la vue d’ensemble.
  • Équipe : permet aux rôles autorisés de comparer les disponibilités de plusieurs membres.

6. Activer les confirmations et rappels avec prudence

RDVCity peut envoyer des confirmations ou rappels par SMS et/ou email selon votre configuration. Avant d’activer une automatisation pour vos vrais clients, réalisez un test complet avec vos propres coordonnées.

Bon réflexe : vérifiez le contenu du modèle, l’expéditeur, le délai d’envoi et les canaux activés. Un test réel évite les doublons ou les messages envoyés au mauvais moment.

7. Connecter Google Agenda ou Microsoft Outlook

Dans Réglages → Agendas connectés, choisissez le fournisseur à connecter et suivez l’écran d’autorisation. RDVCity peut ensuite garder vos rendez-vous synchronisés avec votre agenda habituel.

  • Connectez un seul compte adapté à votre usage professionnel.
  • Créez ensuite un rendez-vous de test dans RDVCity et vérifiez son apparition côté fournisseur.
  • Modifiez le test une seule fois et vérifiez que la modification revient correctement.
  • Évitez de créer manuellement le même rendez-vous dans les deux agendas.

8. Préparer la réservation en ligne

Dans Réglages → Réservation en ligne, vous pouvez activer une page publique, choisir les prestations réservables, les horaires et les informations visibles. Le client choisit ensuite une prestation, une date, un créneau et ses coordonnées avant la confirmation finale.

Une fois votre page testée, copiez son lien dans votre site, votre signature email, votre fiche établissement ou vos réseaux sociaux.

Voir le tutoriel d’intégration site web →

Checklist de fin de mise en route

  • Je peux me connecter sans erreur.
  • Ma société et mes réglages essentiels sont corrects.
  • J’ai créé un contact de test.
  • J’ai créé un rendez-vous et il apparaît dans l’agenda.
  • Mon Google Agenda ou Outlook est synchronisé si je l’utilise.
  • J’ai testé les SMS/emails avant d’activer les automatismes.
  • Ma page de réservation publique a été testée comme si j’étais un client.
Vous êtes prêt. À partir de maintenant, la règle la plus importante est simple : chaque échange client doit se terminer par une information enregistrée ou une prochaine action clairement planifiée.