Comprendre toutes les fonctions de RDVCity

Le tableau de bord sert de point d’entrée vers l’activité : rendez-vous, actions en attente, sessions de prospection et indicateurs utiles selon les modules activés.

La fiche contact centralise l’identité du client ou prospect et l’historique utile à la relation commerciale.

Le Mode Appels est destiné aux professionnels qui enchaînent des appels commerciaux. Il aide à travailler une file de contacts et à qualifier chaque échange immédiatement.

• File d’appels : prépare les contacts à appeler.
• Qualification : notez le résultat et les informations importantes.
• Compte-rendu d’appel : conservez les notes dans le contexte du contact.
• Prochaine action : transformez la conversation en rappel ou rendez-vous.
• Sessions : suivez l’activité et les objectifs d’une séquence de prospection.

Les rappels évitent de laisser un contact sans suite. Une relance doit idéalement comporter une date, un motif et un responsable lorsque vous êtes plusieurs.

L’agenda centralise les rendez-vous RDVCity et, lorsque vous avez connecté un fournisseur, peut les rapprocher de votre calendrier Google ou Outlook.

RDVCity peut fournir une page publique où vos clients choisissent un rendez-vous sans accéder à votre CRM.

• Adresse publique personnalisée.
• Logo, titre, texte de bienvenue et couleur principale.
• Prestations ou types de rendez-vous rendus publics individuellement.
• Horaires hebdomadaires et indisponibilités ponctuelles.
• Durée de prestation et marges de préparation avant/après.
• Délai minimum avant réservation et horizon de réservation.
• Choix ou attribution de l’intervenant selon les réglages.
• Création du rendez-vous uniquement après confirmation finale du client.

Vous pouvez continuer à utiliser votre agenda habituel. RDVCity propose des connexions Google Agenda et Microsoft Outlook pour limiter la double saisie et garder les rendez-vous cohérents.

Les messages servent à confirmer un rendez-vous, rappeler une échéance ou relancer un client. RDVCity distingue les canaux et permet d’utiliser des modèles configurés par l’entreprise.

Le rendez-vous peut devenir un véritable dossier de visite : notes, pièces, compte-rendu professionnel, validation et archivage.

• Rédaction du compte-rendu après la visite.
• Assistance à la reformulation lorsque la fonction IA est disponible.
• Suggestions de prochaines actions après rendez-vous.
• Signature client et/ou intervenant dans les parcours concernés.
• Génération du PDF final à partir des informations validées.
• Archivage du document officiel dans le rendez-vous.

Les documents importants restent rattachés au bon contact ou au bon rendez-vous. Pour un document à signer, le client reçoit un parcours public dédié plutôt qu’un accès à votre application.

Ces fonctions rapprochent le CRM du déplacement réel : visualiser où se trouvent les contacts, organiser une zone et préparer une journée de visites.

• Visualisation des contacts et visites sur une carte.
• Zones de prospection et répartition des contacts selon votre organisation.
• Préparation d’une tournée avec plusieurs arrêts.
• Estimation des distances et temps de trajet.
• Comparaison entre l’ordre actuel et un ordre proposé.
• Application de l’ordre optimisé uniquement après validation de l’utilisateur.

RDVCity TEAM ajoute une couche de coordination : chacun travaille dans la même société mais les actions restent attribuées à des personnes clairement identifiées.

Ce module transforme une affaire client en parcours structuré. Il est particulièrement utile lorsque le travail continue plusieurs jours ou semaines après le premier rendez-vous.

• Parcours adapté à l’activité de l’entreprise.
• Étape actuelle et prochaine action visibles.
• Échéances et priorités.
• Responsable du dossier.
• Documents et rendez-vous rattachés au dossier.
• Notes et historique.
• Vue partagée entre les membres autorisés.

RDVCity repose sur des comptes authentifiés et une séparation des données par société. Les fonctions sensibles sont encadrées par les rôles, tandis que les documents et liens publics utilisent des mécanismes d’accès dédiés.

• Chaque utilisateur doit utiliser son propre compte.
• Les droits d’équipe doivent être accordés selon le besoin réel.
• Les calendriers externes doivent être connectés au compte professionnel approprié.
• Les automatismes SMS/email doivent être testés avant activation.
• Les documents à signer doivent être envoyés depuis le dossier correct pour conserver une traçabilité fiable.